Karta flotowa to korzyści nawet dla niewielkich firm

Pracowałem kiedyś w firmie, która nie korzystała z kart flotowych, tylko kierowcy dostawali zaliczkę na paliwo, tankowali, zbierali paragony, a następnie występowali o rozliczenie zaliczki. Proces był skomplikowany, niósł za sobą kompletną nieprzewidywalność, bo niektórzy kierowcy rozliczali się często, inni przynosili plik faktur na koniec miesiąca. Nie wspominającym o tym, że nie było możliwości tańszego tankowania.

Księgowe rwały sobie włosy w głowy, osoby czuwające nad flotą płakały nad rozliczenia, aż do momentu wprowadzenia kart flotowych, które zapewniły spokój. Okazało się, że ta jedna zmiana całkowicie zmieniła organizację pracy w firmie i wyeliminowała potencjalne nieprawidłowości.

Firmy korzystające z kart flotowych ma możliwość precyzyjnego monitorowania wydatków związanych z paliwem i usługami związanymi z utrzymaniem floty. Faktury zbiorcze znacząco upraszczają procesy księgowe i ułatwiają rozliczenia VAT. Zaawansowane systemy raportowania pozwalają na bieżące monitorowanie zużycia paliwa, a co za tym idzie - ułatwiają analizę kosztów operacyjnych i pomagają odnajdywać potencjalne oszczędności. Możliwość ustalania limitów wydatków oraz przypisania kart do konkretnych samochodów lub kierowców pozwala zwiększyć kontrolę nad wydatkowaniem pieniędzy w firmie.

Karty flotowe nieodłącznie wiążą się rabatami na paliwo oraz usługi dodatkowe, które są związane z działalnością floty. Pierwsze zaczynają się już na paliwie, które jest tankowane z określonym stałym rabatem. Kolejne przychodzą wraz z zakupem płynów eksploatacyjnych, olejów, akcesoriów samochodowych i korzystaniu z myjni. Co więcej - często są to rabaty, które działają poza granicami kraju, więc firma ma dostęp do konkurencyjnych cen paliwa niezależnie od lokalizacji, w której zatankowano samochód. Posiadacze kart flotowych często korzystają z dodatkowych promocji np. w ramach programów lojalnościowych. Kartą flotową można również zapłacić za autostradę lub płatny parking w wybranych miejscach.

Oferty kart flotowych są elastyczne, dzięki czemu można dopasować zakres usług do indywidualnych potrzeb firmy i tego na jakim obszarze działa i gdzie najczęściej tankuje. Dodatkowo karta flotowa pozwala na efektywne zarządzanie zużyciem paliwa. Na podstawie danych z transakcji można optymalizować trasy, a w połączeniu z systemami monitorującymi styl jazdy kierowców pozwalają na zmniejszenie zużycia paliwa.

Są wyposażone w nowoczesne zabezpieczenia, które chronią przed nadużyciami i oszustwami. Karty są przypisane do konkretnego pojazdu, co wyklucza ich nieautoryzowane użycie. Dodatkowo na kartach można ustawić limit zakupowy do konkretnej kwoty lub do ilości litrów oraz wyłączyć niektóre kategorie zakupowe, które nie zostaną pokryte z karty. Eliminują konieczność posługiwania się gotówką, co znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa. Mam znajomego kierowcę ciągnika siodłowego, który został okradziony na stacji paliw za granicą z całej gotówki, jaką miał przy sobie. Nie muszę dodawać, że to nie tylko stres, ale i ogromne problemy, czasem nawet z powrotem do domu. Dlatego karty flotowe są lepszym rozwiązaniem, bo minimalizują ryzyko kradzieży i nadużyć. W przypadku zgubienia karty można ją łatwo zastrzec i wyrobić nową.

W tradycyjnie zarządzanych flotach, w takich, o których pisałem na wstępie, zbieranie paragonów i ręczne rozliczanie transakcji to marnowanie czasu i zwiększanie obszarów, w których może dojść do pomyłki. Karta flotowa to optymalizacja. Zamiast stosu faktur firma otrzymuje jedną z umówionego przez siebie okresu (np. tydzień, dwa, miesięczne etc.), a jej termin płatności może być odroczony. To ma niebagatelny wpływ na płynność finansową firmy. Wszystkie transakcje wykonane przy użyciu karty są rejestrowane, więc pozwalają na łatwą kontrolę i planowanie budżetu. W powiązaniu z możliwością płacenia za płatne odcinki dróg i parkingi, firma otrzymuje potężne narzędzie do zarządzania codziennymi aspektami floty.

W dobie coraz bardziej rosnących kosztów prowadzenia działalności karty flotowe usprawniają jej prowadzenie, ewidencję kosztów i planowanie budżetu. To krok w stronę oszczędnego i sprawnego zarządzania firmą. Niezależnie od branży i skali działalności korzyści płynące z ich użytkowania są wymierne już od początku.