Auto w firmie w 2026 roku: 50 czy 100% VAT, nowe limity i ewidencja, która musi się zgadzać

Samochód w firmie to jeden z najczęstszych tematów rozmów przedsiębiorców z księgowymi. Nic dziwnego: od tego, jak auto jest używane i jak to dokumentujemy, zależy, ile VAT odzyskamy, jaka część wydatków trafi do kosztów i czy pracownik jeżdżący służbowym autem po godzinach zapłaci dodatkowy podatek. Od 1 stycznia 2026 roku do tej układanki doszły nowe limity w PIT i CIT, więc część dotychczasowych rachunków trzeba policzyć od nowa.

Podstawą jest art. 86a ustawy o VAT. Przy samochodach osobowych, czyli pojazdach o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, domyślnie odliczamy 50% podatku od zakupu, leasingu lub najmu, a także od paliwa, napraw i innych wydatków eksploatacyjnych. Przy odliczeniu 50% VAT nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu ani składać VAT-26. To wariant dla większości jednoosobowych firm, w których auto służy zarówno do wizyt u klientów, jak i do zakupów w weekend.

Limit 50% nie dotyczy pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony. Wśród samochodów osobowych pełne, 100-procentowe odliczenie przysługuje w dwóch sytuacjach. Pierwsza to pojazd konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą. Druga, znacznie częstsza, to auto wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej.

Ustawa rozumie “wyłącznie w działalności” na dwa sposoby. Pierwszy: zasady używania pojazdu i ewidencja przebiegu wykluczają jego prywatne użycie. Drugi: sama konstrukcja auta wyklucza użytek prywatny albo czyni go nieistotnym. Chodzi na przykład o samochody z jednym rzędem siedzeń oddzielonym od części ładunkowej ścianą lub przegrodą albo o pojazdy z kabiną z jednym rzędem siedzeń i oddzielną zabudową. Taki status potwierdza dodatkowe badanie techniczne w stacji kontroli pojazdów, zaświadczenie i adnotacja w dowodzie rejestracyjnym. Trzeba przy tym pamiętać, że przeróbki techniczne, na przykład dołożenie drugiego rzędu siedzeń, oznaczają utratę tego statusu.

Kto chce odliczać 100% VAT od auta osobowego na podstawie zasad używania i ewidencji przebiegu, musi zgłosić je do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26. Termin to 25. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem, ale nie później niż w dniu przesłania pliku JPK za ten okres.

Spóźnienie nie zamyka drogi do pełnego odliczenia, ale ma swoją cenę. Przy złożeniu VAT-26 po terminie prawo do odliczenia 100% przysługuje dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym formularz trafił do urzędu. Wszystko, co wydaliśmy wcześniej, rozliczamy w wariancie 50%.
Warto też pamiętać o korekcie. Jeśli auto zgłoszone jako firmowe zaczyna być używane także prywatnie, art. 90b ustawy o VAT nakazuje skorygować wcześniejsze odliczenie. Jeśli w ciągu 60 miesięcy od miesiąca nabycia auta (12 miesięcy, gdy jego wartość nie przekracza 15 000 zł) sposób wykorzystania się zmieni, korekta obejmuje pozostałe miesiące tego okresu.

Ewidencja przebiegu to warunek pełnego odliczenia w wariancie “zasady używania plus dokumentacja”. Art. 86a ust. 7 ustawy o VAT wymienia jej obowiązkowe elementy:

Sama lista to jednak dopiero połowa sprawy. Z interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej wynika, że wadliwa ewidencja - z niepełnymi lub sprzecznymi zapisami albo stanem licznika, który nie zgadza się z wpisami - może oznaczać utratę prawa do odliczenia 100%. Podobnie jest z regulaminem używania auta. Dokument zakazujący jazd prywatnych nie wystarczy, jeśli nikt nie sprawdza, czy zakaz jest przestrzegany. Urząd patrzy na rzeczywisty nadzór, a nie na podpisany papier.

Druga strona rozliczeń to podatek dochodowy. Od 1 stycznia 2026 roku limit wartości samochodu, do którego można zaliczać do kosztów odpisy amortyzacyjne, zależy od rodzaju napędu i emisji CO2 (art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT). Przy leasingu operacyjnym i najmie ten sam limit stosuje się do części opłaty odpowiadającej spłacie wartości auta.

Samochody wprowadzone do ewidencji środków trwałych przed 1 stycznia 2026 roku zachowują dotychczasowe limity (150 000 zł, a dla aut elektrycznych i wodorowych 225 000 zł). Inaczej wygląda sytuacja przy leasingu operacyjnym zawartym przed 2026 rokiem. Auto nie jest wtedy w ewidencji środków trwałych leasingobiorcy, dlatego według interpretacji KIS z 23 stycznia 2026 roku od 1 stycznia 2026 roku obowiązują go nowe limity, w tym 100 000 zł dla aut o emisji co najmniej 50 g/km - także przy umowach podpisanych wcześniej. Dla firm, które leasingują typowe auto benzynowe albo z silnikiem Diesla, może to oznaczać mniejszą część raty w kosztach.

Osobny limit dotyczy ubezpieczenia autocasco, ale nie odnosi się do wysokości samej składki. Kwotę 150 000 zł porównuje się z wartością samochodu przyjętą do celów ubezpieczenia: jeśli auto jest warte więcej, kosztem jest tylko proporcjonalna część składki AC. Przy samochodzie ubezpieczonym na 300 000 zł do kosztów trafi więc połowa składki.

Przy samochodzie osobowym używanym również prywatnie do kosztów trafia 75% wydatków na jego używanie, czyli na paliwo, serwis czy opony. Pozostałe 25% nie jest kosztem podatkowym. Pełne 100% wydatków eksploatacyjnych w PIT i CIT przysługuje wtedy, gdy auto jest wykorzystywane wyłącznie w działalności w rozumieniu przepisów o VAT. Przy zwykłym samochodzie osobowym oznacza to zasady używania wykluczające jazdy prywatne i ewidencję przebiegu z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT - bez tej ewidencji zostaje limit 75%. Inaczej jest z pojazdami, których konstrukcja wyklucza użytek prywatny, na przykład z autami z homologacją ciężarową potwierdzoną badaniem technicznym i adnotacją w dowodzie rejestracyjnym. Nie wymagają one ewidencji przebiegu, a limit 75% ich nie dotyczy.
Inna sytuacja dotyczy przedsiębiorcy, który jeździ w sprawach firmy prywatnym samochodem osobowym niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych. Wtedy do kosztów może zaliczyć 20% wydatków związanych z używaniem tego auta.

Jeśli pracownik może korzystać ze służbowego samochodu do celów prywatnych, ma z tego tytułu przychód podatkowy. Art. 12 ust. 2a-2c ustawy o PIT określa go ryczałtowo: 250 zł miesięcznie dla aut o mocy silnika do 60 kW oraz samochodów elektrycznych i wodorowych, a 400 zł dla pozostałych. Kryterium jest moc silnika, a nie jego pojemność.

Gdy auto jest do dyspozycji pracownika tylko przez część miesiąca, przychód liczy się jako 1/30 kwoty ryczałtu za każdy dzień. Jeśli pracownik częściowo płaci za prywatne korzystanie z auta, przychodem jest różnica między ryczałtem a jego wpłatą.

Odwrotny przypadek to pracownik, który do celów służbowych używa własnego samochodu. Pracodawca może wtedy wypłacać zwrot kosztów według stawek za kilometr określonych w rozporządzeniu z 25 marca 2002 roku. Ostatnia zmiana obowiązuje od 17 stycznia 2023 roku i w latach 2024-2026 stawki się nie zmieniły. Maksymalne stawki, do których zwrot jest kosztem i nie stanowi przychodu pracownika, wynoszą: 0,89 zł za km dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3, 1,15 zł dla samochodu powyżej 900 cm3, 0,69 zł dla motocykla i 0,42 zł dla motoroweru.

Żeby zwrot był kosztem firmy, potrzebna jest osobna ewidencja przebiegu z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT. Musi zawierać co najmniej: imię, nazwisko i adres użytkownika pojazdu, numer rejestracyjny i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, faktyczną liczbę przejechanych kilometrów, stawkę za kilometr i obliczoną kwotę, a także podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Bez takiej ewidencji zwrot rozliczany według przebiegu nie jest kosztem (inaczej jest przy miesięcznym ryczałcie za jazdy lokalne, rozliczanym na podstawie oświadczenia pracownika).

Przepisy nie określają formy ewidencji przebiegu. Może być zeszytem w schowku, arkuszem kalkulacyjnym albo zapisem w aplikacji - forma elektroniczna jest dopuszczalna, o ile zawiera wszystkie wymagane elementy.

Tu pojawia się częste nieporozumienie. Lokalizator GPS rejestruje trasy i kilometry, ale sam zapis z urządzenia nie jest ewidencją przebiegu. Dobrze pokazuje to interpretacja KIS z 29 lipca 2024 roku: spółka, która rozważała montaż GPS, ale nie zamierzała prowadzić ewidencji z art. 86a ust. 7, nie uzyskała prawa do odliczenia 100% VAT. GPS może ułatwić uzupełnianie trasy, liczby kilometrów i stanu licznika, jednak cel wyjazdu, dane osoby kierującej i potwierdzenie wpisów muszą się w ewidencji znaleźć, a za ich prawdziwość odpowiada podatnik.

W praktyce najtrudniejsze jest oddzielenie jazd służbowych od prywatnych, zwłaszcza w autach, którymi jeździ kilka osób. Z tym problemem mierzy się system Flotman. Kierowca wybiera tryb jazdy przełącznikiem fizycznym w aucie albo wirtualnym w aplikacji Flotman Driver, a powiadomienia push przypominają o wyborze trybu. Można też ustawić harmonogram godzin pracy i identyfikować kierowców w samochodach współdzielonych. System automatycznie nalicza stawki za kilometr, archiwizuje przejazdy i przygotowuje raporty VAT dla księgowości. To narzędzie porządkujące dane - odpowiedzialność za kompletność i rzetelność ewidencji nadal spoczywa na przedsiębiorcy i kierowcy.

Przy jednym aucie w JDG, wprowadzonym do majątku firmy i używanym także prywatnie, rozsądnym punktem wyjścia jest zwykle 50% VAT i 75% wydatków w kosztach - bez ewidencji i bez VAT-26. Wariant 100% ma sens wtedy, gdy auto naprawdę nie wyjeżdża w prywatnych sprawach, a firma jest gotowa prowadzić ewidencję na bieżąco i sprawdzać, czy zgadza się ze stanem licznika. Przy większej liczbie samochodów i kierowców ręczne notatki szybko stają się słabym punktem, więc warto rozważyć narzędzie, które pomaga zbierać dane, takie jak Flotman.

Niezależnie od wybranego wariantu przed zakupem, leasingiem lub zmianą sposobu używania auta szczegóły warto potwierdzić z księgowym.